生徒名簿テンプレート（エクセル・無料）と、名簿に入れておく項目
個人のお教室向けの生徒名簿です。氏名・ふりがな・保護者名・連絡先など、教室の運営に使う項目だけにしぼっています。メールアドレスの登録なしで、そのままダウンロードできます。
名簿に入れておく項目
生徒名簿は、教室の運営に使う項目だけにしぼると、管理も更新も楽になります。テンプレートの項目と、それぞれ何に使うかは次のとおりです。
| 項目 | 何に使うか |
|---|---|
| No | 並べ替えたあと、元の順に戻すため |
| 氏名・ふりがな | お名前の読みの確認と、五十音順の並べ替え |
| 生年月日 | 年齢でクラスを分ける教室や、保険の加入に。使わなければ空欄で構いません |
| 性別 | 更衣室や発表会の衣装の準備など、必要なときだけ |
| 保護者名 | お子さんの生徒さんの、連絡の窓口になる方 |
| 電話番号・メール | 急な休講や、お休みの連絡 |
| 郵便番号・住所 | 発表会の案内などを郵送する教室だけ |
| クラス | 曜日やコース。2つ以上あるときは「、」で区切ります |
| 入会日 | 月謝の始まりや、在籍年数の確認に |
| 備考 | 送迎の方、レッスンで気をつけることなど |
入れなくていい項目
個人情報は、持っている量が多いほど、なくしたときの影響が大きくなります。使う予定のない項目は、はじめから入れないのがいちばんの対策です。
- 保護者の勤務先
- 家族構成や、きょうだいの学校名
- マイナンバーや保険証の番号
- 生徒さんの写真（使う場合は、名簿とは別に管理します）
持病やアレルギーなど体のことは、レッスン中の安全に関わるときだけ、ご本人や保護者の了承を得て備考に書きます。
生徒名簿テンプレートのダウンロード
生徒名簿（Excel・無料）
- No・氏名・ふりがな・生年月日・性別・保護者名・電話番号・メール・郵便番号・住所・クラス・入会日・備考の13項目
- 100名分。見出しから絞り込み・並べ替えができます
- 架空の方の記入例が3行入っています
- 名簿の取り込みに対応した見出しなので、ガゼボにもそのまま取り込めます
Excel用のファイル（.xlsx）です。メールアドレスの登録なしで、そのままダウンロードできます。
記入例
| 氏名 | ふりがな | 保護者名 | 電話番号 | メール | クラス |
|---|---|---|---|---|---|
| 佐藤 みどり | さとう みどり | 090-0000-0001 | midori@example.com | 火曜クラス | |
| 佐藤 ゆうと | さとう ゆうと | 佐藤 みどり | 090-0000-0001 | 土曜キッズ | |
| 鈴木 一郎 | すずき いちろう | 090-0000-0002 | ichiro@example.com | 火曜クラス、個人レッスン |
記入例（架空の方）。生年月日・住所などの列は省いています。
生年月日や入会日は「2017/8/3」のように入れると、日付として並べ替えられます。電話番号はハイフンつきで入れておくと、読み間違いが減ります。記入例の3行は、消してからお使いください。
保護者とお子さんの並べ方
お子さんの生徒さんは、お子さん1人を1行にして、「保護者名」に保護者の方のお名前を入れます。ごきょうだいで通っている場合は、同じ保護者名を入れておくと、保護者名で並べ替えたときに家族ごとにまとまります。
電話番号とメールは、連絡がつく保護者の方のもので構いません。保護者の方もご一緒に習っている場合は、保護者の方も1行にして、その行の保護者名は空欄にします。
個人情報の扱いの注意
生徒名簿には、お名前・連絡先・住所など大切な情報が入ります。小さな教室でも、次のことは気をつけておきます。
- ファイルにはパスワードをかけます（Excelの機能でかけられます）。
- 共有のパソコンや、だれでも見られる共有フォルダには置きません。
- 名簿のファイルを、メールやLINEで人に送りません。
- 印刷した名簿は教室に出しっぱなしにせず、捨てるときは細かく切ります。
- 発表会のプログラムや写真にお名前を載せるときは、先に了承をいただきます。
入会のときに「教室からのご連絡と、レッスンの運営に使います」と、名簿を何に使うかをお伝えしておくと、生徒さんも安心です。
退会した方の扱い
- 退会日を備考に書くか、「退会者」のシートに移します。
- いつまで残すかを教室で決めておき（例：退会から1年）、過ぎたらファイルからも印刷物からも消します。
月謝の受け取りの記録は、確定申告のために一定の期間残しておく必要があります。名簿の連絡先と月謝の記録を分けておくと、退会した方の連絡先だけを消せます。月謝の記録には月謝管理表テンプレートが使えます。